Tarpeiden määritys
Laadukkaan tarjouspyynnön taustalla on taloyhtiön tarpeiden määritys. Hallitus selvittää ensin millaista isännöintiä taloyhtiössä tarvitaan ja kirjaa asiat ylös. Hyvänä pohjana toimii esimerkiksi Kiinteistöalan Kustannus Oy:n Asunto-osakeyhtiön isännöintitehtäväluettelo. Isännöintitehtäväluetteloon kirjataan mitä sopimus sisältää ja veloitetaanko työ erillisveloituksena vai sisältyykö se kuukausihintaan.
Tarjouksen sisältö
Tarjousta on hyvä kysyä ainakin kolmesta eri isännöintiyrityksestä, joiden kanssa haluaisitte tehdä yhteistyötä. Tarjouspyynnön liitteeksi kannattaa laittaa yhtiöjärjestys, viimeksi vahvistettu tilinpäätös, isännöitsijäntodistus, korjaustoimintaa koskeva pitkän tähtäimen suunnitelma (PTS) sekä isännöintitehtäväluettelo. Kattavalla taustamateriaalilla saatte taloyhtiöllenne mahdollisimman lähellä toisiaan olevia tarjouksia, joita on helppo vertailla keskenään.
Tarjousten vertailu
Tarjouksien vertailussa kannattaa ottaa huomioon hinnan lisäksi tarjouksen sisältö ja isännöintiyrityksen toimintatapa. Esimerkiksi noudattaako yritys isännöinnin eettisiä ohjeita ja täyttääkö yritys tilaajavastuulain vaatimukset. Voitte myös kysyä referenssi kohteita ja keskustella kohteiden hallituksen puheenjohtajan kanssa siitä, miten heidän yhteistyö on toiminyt kyseisen yrityksen ja isännöitsijän kanssa. Tuleva vastuu isännöitsijä on hyvä haastatella henkilökohtaisesti, jotta saatte käsityksen siitä, miten mahdollinen yhteistyö kyseisen isännöitsijän kanssa tulisi toimimaan.