Oletko pohtinut isännöitsijän vaihtamista? Mikäli olet, niin tässä sinulle muutamia hyödyllisiä asioita pohdittavaksi.
Milloin isännöinti kannattaa vaihtaa?
Paras hetki on nyt. Mikäli nykyisen isännöitsijän toiminnassa on jotain epäselvyyksiä tai palvelu jostain muusta syystä ei vastaa toiveitanne, on isännöinti paras vaihtaa mahdollisimman pian. Näin saatte taloyhtiönne asiat luotettaviin ja auttaviin käsiin. Isännöinnin vaihtamisessa usein kuluu 3-6 kuukautta, riippuen aiemman isännöintisopimuksen irtisanomisehdosta. Aiempi isännöintisopimus on irtisanottava kirjallisesti.
Kuka voi vaihtaa isännöinnin?
Yleensä hallitus valitsee isännöitsijän. Pari poikkeustakin asiaan on. Yhtiöjärjestyksessä voidaan määrätä isännöitsijän valinta yhtiökokoukselle. Myös tilanteessa, jossa siirrytään osakasisännöitsijästä ammatti-isännöitsijään, on ammatti-isännöitsijään siirtymisestä päätettävä yhtiökokouksessa.
Mitä isännöinnin vaihto edellyttää hallitukselta?
Hallituksen tärkein tehtävä on selvittää ensin taloyhtiön isännöinnin tarve. Mihin asioihin tarvitsemme isännöitsijän apua ja mitä me teemme itse? Hyvä työkalu tarkan tarpeen selvittämiseen on kiinteistöliiton isännöintitehtäväluettelo.
Kun isännöintitarve on selvitetty, on helpompi lähteä kilpailuttamaan isännöitsijöitä. Tarjouspyyntö on hyvä tehdä mahdollisimman kattavaksi, jotta saatte mahdollisimman lähellä toisiaan olevia tarjouksia. Isännöitsijän tehtävien lisäksi on hyvä ilmoittaa taloyhtiön perustiedot esimerkiksi liittämällä viimeisin isännöitsijäntodistus tarjouspyynnön liitteeksi. Tarjous kannattaa pyytää ainakin kolmelta eri toimijalta.
Varatkaa hyvin aikaa tarjousten läpikäyntiin. Erityistä huomiota kannattaa kiinnittää siihen, mitä kuukausihinta pitää sisällään. Toinen tarjous saattaa äkkiseltään näyttää edullisemmalta kuin toinen, mutta halvempi kuukausihinta ei välttämättä sisälläkään yhtä paljon palveluita kuin kalliimpi. Isännöitsijäehdokkaat kannattaa myös haastatella, jotta tiedätte miten hallituksen ja uuden isännöitsijän yhteistyö voisi sujua. Mikäli jo haastattelussa tuntuu, ettette tule toimeen, ei kyseistä isännöitsijää kannata valita, sillä todennäköisesti ette tule jatkossakaan toimeen.
Kun olette valinneet isännöitsijän, tulee uudelle isännöitsijälle antaa oikeudet taloyhtiön tileihin isännöintivastuun siirtymispäivästä alkaen. Lopuista asioista huolehtii uusi isännöitsijä.
Millainen isännöitsijä kannattaa valita?
Hyvä isännöitsijä toimii hyvän isännöintitavan mukaisesti. Hallituksen ja isännöitsijän yhteistyön edellytyksenä on hyvä keskusteluyhteys ja avoin sekä rehellinen toiminta puolin ja toisin. Isännöitsijän hallinto-osaamiseen kannattaa kiinnittää erityistä huomiota, sillä kaiken muun palvelun, kuten teknisen osaamisen, pystyy ostamaan ulkopuolelta. Mikäli taloyhtiön hallintoa ei järjestetä luotettavalla tavalla, voi siitä syntyä hallitukselle selviteltäviä asioita tai pahimmassa tapauksessa vahingonkorvausvastuu. Hallitus on vastuussa isännöitsijän valvomisesta. Jotta isännöitsijän toimintaa voidaan valvoa, on hallituksen jäsenten päästävä näkemään taloyhtiön taloudellinen tilanne ja isännöitsijän hyväksymät ostolaskut reaaliajassa. Myös kokousten, huoltotoimenpiteiden ja remonttien tarkka dokumentointi on oltava kunnossa, jotta jälkeenpäin asioita selvitellessä ei tule yllätyksiä vastaan. Esimerkiksi huoneiston myyntitilanteessa on erityisen arvokasta tietoa mitä remontteja on tehty ja milloin sekä millä tavalla.
Hyvä isännöitsijä neuvoo ja auttaa kaikissa taloyhtiön toimintaan liittyvissä asioissa. Isännöitsijä myös huolehtii, että jokaisella asukkaalla, osakkaalla ja hallituksen jäsenellä on tarvittavat tiedot taloyhtiön toiminnasta ja jokaisen omasta roolista.